От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Этот прием позволит закончить разговор вежливо и дать коллеге понять, что на разговоры сегодня нет времени.

Обозначайте ожидания

Если кто-то прерывает вас с каким-то заданием, нужно установить временные рамки, в которые желательно и уложиться. К сожалению, сложно получить прямой ответ на вопрос, когда это должно быть сделано; ответ обычно бывает таким: «Чем раньше, тем лучше». Есть одно простое правило: если задание занимает меньше двух минут, сделайте его сразу же. Покончите с ним и идите дальше – так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать. Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным или эффективным. Чтобы избежать недоразумения и получить ясное понимание об ожиданиях другого человека, всегда спрашивайте «самое позднее время, когда оно должно быть выполнено», чтобы реально включить его в планирование. Если не успеваете его сделать до дедлайна из‑за своего расписания или рабочей нагрузки, надо иметь об этом представление с самого начала. Реально понимая собственные временные рамки, вы сумеете грамотно расставить приоритеты.

Очень важно после того, как вас прервали, как можно скорее вернуться к работе – сохранив таким образом свое продуктивное время. Бывают дни, когда есть больше времени поболтать и пообщаться. Но если это не тот день – то есть у вас горы работы, – задавайте целенаправленные вопросы, придерживайтесь рабочих моментов и обозначайте ожидания, чтобы быстрее вернуться к работе.

Придите в себя и возвращайтесь к работе!

Вот вас прервали, вы с этим справились и успешно вернули свое внимание к запланированной работе. А теперь… на чем вы там остановились?

Огромное количество исследований было сделано на тему потери продуктивности по причине прерываний и того количества времени, которое необходимо, чтобы прийти в себя, – особенно относительно того, сколько эта потеря продуктивности в конце концов стоит корпорациям. Исследование 2008 года заключило, что подобные прерывания стоят корпорациям США 680 миллиардов долларов ежегодно, а другие подсчеты показали, что типичный офисный работник тратит почти треть своего времени на прерывания и восстановление после них (рис. 7.1). Разработки также подчеркнули: чем более сложное и трудоемкое задание выполнялось, тем больше времени потребуется, чтобы вернуться к тому же состоянию концентрации.

Как проходит день работника в сфере информации

Рис. 7.1

Как раз в тот момент и необходимо обратиться к плану, потому что – и это одно из его достоинств – в нем кроется подсказка, почему именно сегодня у вас нет времени на разговоры. Сверившись с намеченным, вы освежите проекты и цели на день и вернетесь к уровню своей продуктивности намного быстрее. Если работаете над трудоемкой, утомительной, скучной или сложной частью проекта, быстрее восстановиться можно с помощью заметок, где именно в процессе задания вы находились, когда вас прервали. Нужно наметить, каким будет следующее действие, когда вы вернетесь, потому что обычно в этом трудно положиться на собственную память. Делайте заметки как можно более подробными, чтобы они служили сигналом, включающим созданное рабочее состояние, – и вам удастся в него вернуться. Я делаю так даже в конце рабочего дня, когда занимаюсь продолжительным проектом; это позволяет назавтра сразу влиться в работу, а не мучить себя, вспоминая ту самую отличную идею, возникшую перед самым концом рабочего дня.

Рис. 7.2 показывает краткий план стратегий управления прерываниями.

Рис. 7.2

Внесите в расписание время, когда можно или нельзя вас прерывать

Конечно, некоторые проекты требуют большей концентрации, чем другие; поэтому может понадобиться запланировать отдельное время, посвященное себе, и сделать так, чтобы в это время вас невозможно было прервать. Если есть возможность, позвольте звонкам отправляться в голосовую почту, не проверяйте электронную почту, поставьте табличку на столе, что в этот день вы недоступны с 10:00 до 11:00, или даже отправьтесь работать в конференц-зал либо другое тихое место, где можно держать дверь закрытой. Если вы работаете в коллективе, где существует общее расписание дел, можете обозначить это время там, чтобы все знали: вас нельзя беспокоить. И наоборот, запланировать отрезок времени, когда вас можно прервать, или время открытых дверей, когда вы доступны для просьб и готовы отвечать на вопросы.

Отвечайте тем же

И последнее: помните, что следовать всем этим советам стоит и в том случае, когда вы сами кого-нибудь прерываете. Объявите человеку, сколько времени требуется, сразу расскажите, почему его прервали, и ясно поставьте рамки времени для выполнения задания, если это возможно. А потом дайте человеку вернуться к работе. Если потребуется занять человека больше, чем на несколько минут, пришлите ему просьбу о встрече с несколькими пунктами предполагаемого обсуждения. Попросите коллегу выделить вам немного времени, когда он освободится. Если будете говорить по делу и кратко, то, когда в следующий раз направитесь к сотрудникам, у них не возникнет желания прятаться!

Глава 8

Как со всем этим справиться

Реализация тайм-менеджмента

Организация – это то, что надо делать, прежде чем что-то сделать, чтобы, когда ты это делаешь, все это не перепуталось.

Теперь, когда вы выбрали, какие достижения успеха дадут вам значительные результаты, и поняли идею о расстановке приоритетов и соответственном планировании, а также о своевременном выполнении обязанностей, начинайте обдумывать, как же со всем этим справиться.

Помните, когда вы учились в школе, для каждого предмета была отдельная тетрадь? На уроке математики вы доставали тетрадь по математике. И точно знали, что это она, потому что на обложке было написано «Математика», и ваши записи с прошлого урока – вот они! Мы помечали цветами все: красный – для математики, голубой – для физики, желтый – для истории и т. д. В этом был смысл школьной системы: выбрать, где и что записывать в этом году, чтобы можно было легко отыскать, когда понадобится. Какими мы тогда были умными, правда? Большинство из нас лучше организовывали свою информацию в 11 лет, чем сейчас. В настоящее время многие оказываются в такой ситуации: